SMART to Know

5 เหตุผลที่ร้านค้าออนไลน์ควรใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์

โปรแกรมบัญชีออนไลน์กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท ช่วยให้จัดการการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลครบถ้วน ปลอดภัย และประหยัดต้นทุน ลองอ่าน 5 เหตุผลเด็ด ๆ ว่าทำไมธุรกิจของคุณควรใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์

ความแตกต่างระหว่างการจัดทำบัญชีด้วยระบบมือและโปรแกรมสำเร็จรูป

การจัดทำบัญชีเป็นส่วนสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท ข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ช่วยให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด ติดตามผลการดำเนินงาน และปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

ในอดีต การจัดทำบัญชีมักทำด้วยมือ โดยใช้สมุดบัญชี ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารอื่น ๆ วิธีนี้ใช้เวลานาน เสี่ยงต่อข้อผิดพลาด และยากต่อการวิเคราะห์ข้อมูล ปัจจุบัน โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปจึงได้รับความนิยมมากขึ้น โดยโปรแกรมเหล่านี้ช่วยให้จัดทำบัญชีได้รวดเร็ว แม่นยำ และง่ายดาย

การเลือกใช้ระบบจัดทำบัญชีที่เหมาะสม ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น ขนาดของธุรกิจ งบประมาณ ความรู้ด้านบัญชี และความต้องการเฉพาะของธุรกิจ ธุรกิจขนาดเล็กอาจเริ่มต้นด้วยการใช้ระบบบัญชีด้วยมือ และเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ธุรกิจขนาดใหญ่ควรพิจารณาใช้โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปที่มีฟังก์ชั่นครบครัน รองรับการใช้งานของหลายแผนก และสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจ

การจัดทำบัญชี เป็นกระบวนการที่สำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท โดยใช้เพื่อบันทึกข้อมูลทางการเงิน ติดตามสถานะทางการเงิน และจัดทำรายงานทางการเงิน โดยในปัจจุบัน มีสองวิธีหลักในการจัดทำบัญชี:

1. การจัดทำบัญชีด้วยมือ

วิธีการ: บันทึกรายการทางการเงินทั้งหมดด้วยมือ บนสมุดบัญชีและเอกสารต่าง ๆ

ข้อดี:

• ไม่จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์หรือฮาร์ดแวร์พิเศษ
• เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีธุรกรรมไม่ซับซ้อน
• ช่วยให้เข้าใจหลักการบัญชีพื้นฐาน

ข้อเสีย:

• ใช้เวลานานและอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
• การค้นหาข้อมูลย้อนหลังทำได้ยาก
• ไม่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกได้ง่าย

2. การจัดทำบัญชีด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป

วิธีการ: ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อบันทึกข้อมูลทางการเงิน วิเคราะห์ข้อมูล และจัดทำรายงาน

ข้อดี:

• ประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาด
• ค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้ง่าย
• วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกได้ง่าย
• เชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ของธุรกิจได้
• มีรายงานและฟังก์ชั่นอัตโนมัติมากมาย

ข้อเสีย:

• มีค่าใช้จ่ายในการซื้อและบำรุงรักษาซอฟต์แวร์
• ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้การใช้งานซอฟต์แวร์

ข้อเสียเปรียบหากร้านค้าออนไลน์ไม่ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์

1. เสียเวลาและประสิทธิภาพการทำงาน

• การจัดการข้อมูลยุ่งยาก: การใช้สมุดบัญชีหรือโปรแกรม Excel ในการจัดการข้อมูลการขาย สินค้าคงคลัง ต้นทุน กำไร ย่อมใช้เวลานาน ผิดพลาดง่าย และยากต่อการวิเคราะห์ข้อมูล
• การเสียเวลา: การออกใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน การจัดการสต็อกสินค้า การติดตามยอดขาย ล้วนต้องใช้เวลามาก ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม
• ขาดข้อมูลที่ถูกต้อง: การบันทึกข้อมูลด้วยมือ มีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดสูง ทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง ส่งผลต่อการตัดสินใจทางธุรกิจ

2. เสียโอกาสทางธุรกิจ

• การวิเคราะห์ข้อมูลยาก: การวิเคราะห์ข้อมูลการขาย สินค้าคงคลัง กำไร ทำได้ยาก ทำให้เสียโอกาสในการวางแผนกลยุทธ์ พัฒนาสินค้า และโปรโมชั่นที่มีประสิทธิภาพ
• การติดตามยอดขายยาก: การติดตามยอดขาย สินค้าคงคลัง กำไร ทำได้ยาก ทำให้ไม่ทราบถึงสภาพธุรกิจจริง อาจนำไปสู่ปัญหาสภาพคล่อง
• การขยายธุรกิจยาก: การไม่มีข้อมูลที่ถูกต้อง ทำให้ยากต่อการขยายธุรกิจ เพราะไม่ทราบถึงจุดแข็ง จุดอ่อน และโอกาสของธุรกิจ

3. เสี่ยงต่อปัญหาทางการเงิน

• การคำนวณภาษีผิดพลาด: การบันทึกข้อมูลด้วยมือ มีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดสูง ทำให้คำนวณภาษีผิดพลาด อาจถูกปรับและเสียค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม
• การติดตามหนี้สินยาก: การติดตามหนี้สินทำได้ยาก อาจนำไปสูญเสียเงิน เกิดปัญหาสภาพคล่อง
• การบริหารจัดการเงินทุนไม่มีประสิทธิภาพ: การไม่มีข้อมูลที่ถูกต้อง ทำให้บริหารจัดการเงินทุนไม่มีประสิทธิภาพ อาจนำไปสู่ปัญหาทางการเงิน

4. เสียเปรียบคู่แข่ง

• คู่แข่งใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์: คู่แข่งส่วนใหญ่ ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ทำให้มีข้อมูลที่ถูกต้อง วิเคราะห์ข้อมูลได้ง่าย วางแผนกลยุทธ์ได้รวดเร็ว ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและโอกาสทางธุรกิจ
• ลูกค้ามองภาพลักษณ์ไม่ดี: ลูกค้าส่วนใหญ่มองว่าร้านค้าที่ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ดูมีความน่าเชื่อถือ เป็นมืออาชีพ มากกว่าร้านค้าที่ไม่ใช้

5. เสี่ยงต่อข้อมูลสูญหาย

• ข้อมูลสูญหายจากภัยธรรมชาติ: การบันทึกข้อมูลด้วยมือ มีความเสี่ยงต่อข้อมูลสูญหาย กรณีเกิดภัยธรรมชาติ
• ข้อมูลสูญหายจากการถูกโจรกรรม: การบันทึกข้อมูลด้วยมือ มีความเสี่ยงต่อข้อมูลสูญหาย กรณีเกิดการโจรกรรม

5 เหตุผลที่ธุรกิจของคุณควรใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์

โปรแกรมบัญชีออนไลน์สำเร็จรูปมีบทบาทสำคัญต่อธุรกิจยุคใหม่ โดยช่วยให้การจัดการบัญชีมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และสะดวกยิ่งขึ้น เหมาะกับผู้ประกอบการทุกขนาด ประโยชน์หลักๆ ของโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำเร็จรูป มีดังนี้

1. เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน

• เข้าถึงข้อมูลบัญชีได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต
• รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ หลายคนสามารถเข้าใช้งานและอัปเดตข้อมูลพร้อมกัน
• เหมาะกับธุรกิจที่มีหลายสาขาหรือพนักงานกระจายอยู่ต่างพื้นที่

2. จัดการข้อมูลบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• บันทึกและจัดเก็บข้อมูลธุรกรรมต่างๆ invoices, bills, receipts) ได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
• ออกรายงานทางบัญชี งบการเงิน งบกำไรขาดทุน ได้ทันที
• วิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินเพื่อติดตามผล ประเมินผล และตัดสินใจทางธุรกิจ
• เชื่อมต่อข้อมูลกับโปรแกรมอื่นๆ เช่น โปรแกรมขายสินค้า โปรแกรมสต็อกสินค้า

3. ประหยัดค่าใช้จ่าย

• ลดค่าใช้จ่ายในการซื้อซอฟต์แวร์ ติดตั้ง ดูแลรักษา และค่าจ้างพนักงานบัญชี
• ใช้งานระบบบนคลาวด์ ไม่ต้องลงทุนในฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์เพิ่มเติม
• ชำระค่าบริการรายเดือนตามการใช้งาน จ่ายเท่าที่ใช้ จ่ายน้อยลงเมื่อธุรกิจชะลอตัว

4. เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล

• ข้อมูลบนคลาวด์มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ปลอดภัยจากปัญหาฮาร์ดแวร์
• เข้าถึงข้อมูลผ่านระบบที่ปลอดภัย ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

5. อำนวยความสะดวกในการเสียภาษี

• เชื่อมต่อกับระบบสรรพากร ส่งข้อมูลเสียภาษีได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว
• คำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีอื่นๆ
• พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี และเอกสารอื่นๆ ที่ถูกต้องตามกฎหมาย 

| Conclusion

โดยสรุป โปรแกรมบัญชีออนไลน์สำเร็จรูป ช่วยให้ธุรกิจจัดการบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่าย เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล และอำนวยความสะดวกในการเสียภาษี เหมาะกับธุรกิจทุกขนาดที่ต้องการพัฒนาการจัดการด้านการเงินให้ก้าวหน้า

PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์สำหรับธุรกิจออนไลน์ มีฟีเจอร์มากมายที่ตอบโจทย์ความต้องการของร้านค้าออนไลน์ ไม่ว่าจะการเชื่อมต่อกับ Marketplace เชื่อมต่อข้อมูลสินค้า, ยอดขาย และสต็อกจาก Marketplace ยอดนิยม เช่น Shopee, Lazada ช่วยให้ประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดในการป้อนข้อมูล ออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ ออกเอกสารสำคัญทางการเงินได้รวดเร็ว ง่ายดาย และถูกต้องตามกฎหมาย สนใจ ติดต่อเรา