สิ่งที่นักบัญชีหรือผู้ประกอบการต้องสงสัยเป็นแน่ว่าเหล่าเอกสารบัญชีต่าง ๆ ที่ได้รับมา หรือที่จัดทำระหว่างปี พอเราปิดงบการเงินเสร็จแล้ว จะทิ้งได้เลยไหม? หรือต้องเก็บต่อไปอีกกี่ปี? จะได้ไม่มีปัญหากับสรรพากร หน่วยงานอื่น ๆ ในภายหลัง วันนี้จะพาทุกคนมาดูกันว่าในประเทศเรามีข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารไว้อย่างไร
ในฐานะเจ้าของธุรกิจหรือบุคคลธรรมดา การเก็บเอกสารบัญชีและภาษีอย่างถูกต้องตามกฎหมายมีความสำคัญอย่างยิ่ง เปรียบเสมือนหัวใจสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจให้ราบรื่น ปลอดภัย และมั่นคง บทความนี้จะมาอธิบายถึงเหตุผลสำคัญที่ "ทำไมต้องเก็บเอกสารบัญชีและภาษี"
1. ตรวจสอบสภาพการเงิน เอกสารบัญชีเปรียบเสมือนภาพสะท้อนสุขภาพการเงินของธุรกิจ เอกสารเหล่านี้ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถติดตามรายรับ รายจ่าย ต้นทุน กำไร และสถานะทางการเงินโดยรวม ช่วยให้ตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. เสียภาษีอย่างถูกต้อง เอกสารภาษี เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ
3. ป้องกันข้อพิพาททางธุรกิจ เอกสารบัญชีและภาษีเปรียบเสมือนหลักฐานสำคัญที่ใช้ประกอบการยื่นคำร้อง หรือต่อสู้คดีความในกรณีที่เกิดข้อพิพาททางธุรกิจ
4. ขอสินเชื่อจากธนาคาร ในกรณีที่ต้องการขอสินเชื่อจากธนาคาร ธนาคารจะพิจารณาจากหลักฐานทางการเงิน เอกสารบัญชีและภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมาย จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ
5. พัฒนาธุรกิจ การวิเคราะห์ข้อมูลจากเอกสารบัญชีและภาษี ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถระบุจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคของธุรกิจ นำไปสู่การวางแผนกลยุทธ์ พัฒนากิจการ และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน
6. ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้ง่าย รวดเร็ว ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสารย้อนหลัง
7. แสดงความรับผิดชอบ การเก็บเอกสารบัญชีและภาษีอย่างถูกต้อง แสดงถึงความเป็นมืออาชีพ และความรับผิดชอบของเจ้าของธุรกิจ
.JPG)
ก่อนที่เราจะไปอ้างอิงตัวกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ขออธิบายเป็นภาษาที่ง่าย ๆ คือ เราต้องเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่บางหน่วยงานก็มีอำนาจสั่งขยายระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารได้ ทำให้เรามีหน้าที่ในการจัดเก็บเอกสารที่นานขึ้น สำหรับตัวกฎหมายที่ให้อำนาจนั้นมีอะไรบ้าง มาดูกันต่อ
เริ่มแรกจากพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 มาตรา 14 ได้กำหนดให้ผู้ประกอบการต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชี แต่อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าสามารถสั่งขยายระยะเวลาให้เกิน 5 ปีแต่ต้องไม่เกิน 7 ปีได้
ตัวถัดมา คือประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3 ที่กำหนดเอกสาร 5 ประเภท ได้แก่
ต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงานแล้วแต่กรณี แต่อธิบดีกรมสรรพากรสามารถสั่งขยายระยะเวลาให้เกิน 5 ปีแต่ต้องไม่เกิน 7 ปีได้
และตัวสุดท้าย ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 193/30-31 จะถูกนำมาใช้เมื่อกฎหมายใดๆ ให้สิทธิเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเรียกตรวจเอกสาร แต่ไม่ได้กำหนดระยะเวลาไว้ จะให้มีอายุความสูงถึง 10 ปี เท่ากับว่าผู้ประกอบการมีสิทธิโดนเรียกตรวจเอกสารย้อนหลังได้สูงถึง 10 ปีเลย
ตัวอย่างเช่น อายุความการประเมินภาษีธุรกิจเฉพาะไม่ได้มีบัญญัติไว้โดยเฉพาะในประมวลรัษฎากร หรือกรณีที่บุคคลธรรมดามีเงินได้ถึงเกณฑ์ต้องเสียภาษีแต่ไม่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภายในกำหนดเวลา เจ้าพนักงานจึงออกหมายเรียกแต่ก็ไม่ได้มีบัญญัติไว้โดยเฉพาะในประมวลรัษฎากรเช่นกัน เจ้าพนักงานประเมินจึงมีอำนาจออกหมายเรียกและประเมินภาษีได้ภายในอายุความ 10 ปี ตาม ป.พ.พ. มาตรา 193/31
สรุปแล้ว ทั้งกฎหมายบัญชีและภาษีพูดตรงกันคือให้ผู้ประกอบการจัดเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีและภาษีไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ก็สามารถขยายระยะเวลาเป็น 7 ปีได้ แต่ถ้ากฎหมายใดไม่ได้มีการกำหนดระยะเวลาจัดเก็บเอกสารหรืออายุความการประเมินภาษีไว้ ก็ยังมีประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ที่กำหนดอายุความสูงถึง 10 ปี ดังนั้นการเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีแบบระมัดระวังที่สุดก็ควรจัดเก็บที่ 10 ปี
การจัดเก็บเอกสารบัญชีและภาษีให้เป็นระเบียบนั้น สำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจและบุคคลทั่วไป เพราะช่วยให้ค้นหาเอกสารได้ง่าย ประหยัดเวลา และป้องกันความผิดพลาดทางการเงิน
.JPG)
| Conclusion
การเก็บเอกสารบัญชีและภาษี มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจและบุคคลธรรมดา ช่วยให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ตรวจสอบสภาพการเงิน เสียภาษีอย่างถูกต้อง ป้องกันข้อพิพาท พัฒนาธุรกิจ ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย และแสดงความรับผิดชอบ
เปลี่ยนเอกสารกองโตให้เป็นระบบดิจิทัล ง่าย สะดวก ปลอดภัย หลังจากอ่านบทความนี้แล้ว หากคุณต้องการสอบถามเพิ่มเติม หรืออยากได้คนที่ช่วยให้คำปรึกษาในเรื่องการจัดเก็บเอกสาร ที่ PEAK มีพันธมิตรสำนักงานบัญชีมากกว่า 1,200 แห่งทั่วประเทศ พร้อมช่วยดูแลคุณ
