SMART to Know

“ธรรมนูญครอบครัว”
คัมภีร์เพื่อความยั่งยืนของธุรกิจครอบครัว

ธรรมนูญครอบครัว (Family Constitution) อาจดูเป็นคำที่จะยากเข้าใจ แต่ปฏิเสธไม่ได้ว่า “ธรรมนูญครอบครัว” นี้จะทำหน้าที่เป็น “เข็มทิศ” ให้กับการบริหารธุรกิจครอบครัวให้สามารถอยู่ต่อไปได้อย่างยั่งยืน เนื่องจากธรรมนูญครอบครัวประกอบด้วย วิสัยทัศน์ ค่านิยม กระบวนการ และการตัดสินใจหลัก ๆ ร่วมกัน และเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อสนับสนุนให้ครอบครัวร่วมกันบริหารธุรกิจครอบครัวให้ประสบความสำเร็จจากรุ่นสู่รุ่น เพื่อให้ผู้นำธุรกิจครอบครัวสามารถนำพาครอบครัว เจ้าของธุรกิจ และผู้บริหารให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน เมื่อกิจการของครอบครัวเติบโตขึ้นก็จะยิ่งซับซ้อนมากขึ้น หากไม่มีการกำหนดเป้าหมาย โครงสร้าง และกระบวนการที่ชัดเจน ก็จะเกิดความสับสนและความไม่สามัคคีได้

ก่อนที่จะสร้างธรรมนูญครอบครัวนั้น จะต้องพิจารณาถึงแนวคิดเกี่ยวกับการกำกับดูแลกิจการของครอบครัวทั้งหมด ซึ่งเป็นระบบที่ประกอบด้วยโครงสร้างต่าง ๆ (เช่น คณะกรรมการครอบครัว สำนักงานครอบครัว สภาครอบครัว) และกระบวนการที่ออกแบบมาเพื่อส่งเสริมการสื่อสารที่สร้างสรรค์ การตัดสินใจที่ยอดเยี่ยม ตลอดจนการระบุและแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที ทั้งนี้ ธรรมนูญครอบครัวที่ร่างขึ้นอย่างพิถีพิถันและปรับแต่งอย่างเหมาะสม สามารถช่วยพัฒนาธุรกิจครอบครัวให้ดีขึ้นในด้านสำคัญเหล่านี้ได้มาก

ทำไมจึงต้องสร้างธรรมนูญครอบครัว

กล่าวสั้น ๆ คือ เพื่อให้ทุกคนอยู่บนระนาบเดียวกัน ทั้งการดูแลรักษาธุรกิจ ความสัมพันธ์ และทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขา ยกตัวอย่างเช่น ครอบครัวหนึ่งที่มีพ่อแม่ดำเนินบริหารธุรกิจขนส่งมาเป็นเวลา 40 ปี ได้วางแผนที่จะเกษียณและส่งต่อการควบคุมธุรกิจให้กับลูกสาวฝาแฝดในสัดส่วนที่เท่ากัน โดยคนหนึ่งทำงานในธุรกิจขนส่งนี้มาเป็นเวลา 20 ปี ในตำแหน่งผู้จัดการด้านโลจิสติกส์ ขณะที่อีกคนหนึ่งเป็นแพทย์ผิวหนัง โดยทั่วไปแล้วความสัมพันธ์ของพวกเธอในฐานะพี่น้องนั้นดีเยี่ยม รักใคร่ กลมเกลียว แต่ก็มีคำถามหลายประการที่ต้องพิจารณาก่อนที่พ่อแม่จะเกษียณ เช่น
•    ใครจะเป็นผู้นำบริษัท?
•    ใครจะตัดสินใจในเรื่องนี้?
•    ลูกสาวทั้งสองจะแบ่งปันความเสี่ยงจากการเป็นเจ้าของธุรกิจนี้อย่างไร?
•    ควรขยายธุรกิจให้เป็นระดับประเทศ หรือรักษาไว้ในระดับภูมิภาค?
•    ความเสี่ยงที่พวกเธอยอมรับได้มีมากน้อยเพียงใด?
•    ถ้าหากหลานคนหนึ่งต้องการงานในบริษัทจะเป็นอย่างไร?
•    แล้วหลาน ๆ ควรจะได้รับค่าตอบแทนและประเมินผลอย่างไร?
•    ถ้าพี่สาวคนหนึ่งต้องการขายหุ้นครึ่งหนึ่งของตนเองในธุรกิจจะทำอย่างไร?

ปัญหานี้จะเห็นได้อย่างชัดเจน หากพี่น้องแต่ละคนถือหุ้น 50% เนื่องจากจะไม่มีใครสามารถควบคุมบริษัทได้ คนหนึ่งมีประสบการณ์ในการปฏิบัติงานประจำวันมากกว่า แต่ไม่ได้เป็นผู้นำ สถานการณ์นี้อาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิดและความตึงเครียด หากไม่มีการทำข้อตกลงเกี่ยวกับคำถามเหล่านี้และคำถามอื่น ๆ ความสัมพันธ์ที่แข็งแกร่งในอดีตของสองพี่น้องคู่นี้อาจอยู่ในความเสี่ยง เจ้าของธุรกิจจึงควรพิจารณาและตอบคำถามสำคัญเหล่านี้ร่วมกัน และจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องบันทึกสิ่งเหล่านี้เป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้น จึงมีความต้องการเอกสารแนะแนว เช่น ธรรมนูญครอบครัว นั่นเอง

กระบวนการสร้างธรรมนูญครอบครัว

ขั้นตอนเริ่มต้น: กำหนดคนในกระบวนการ

ให้เริ่มจากการตัดสินใจว่า จะรวมใครเข้ามาในกระบวนการเช่นนี้บ้าง เช่น
-    จะรวมสมาชิกในครอบครัวทุกคนรวมทั้งเด็กๆ ด้วยหรือไม่?
-    จะรวมเฉพาะทายาทโดยตรง?
-    หรือจะรวมถึงคู่สมรสด้วย?
-    หรือจะมีคณะทำงานที่เป็นตัวแทนของครอบครัวทั้งหมด?

โดยทั่วไป เราแนะนำให้มีกลุ่มที่ประกอบด้วย ผู้ใหญ่ 5–8 คน ที่รับหน้าที่หลักสำหรับการวางโครงร่างและร่างเอกสารธรรมนูญครอบครัว การแก้ไข และการสื่อสารกับสมาชิกครอบครัวคนอื่น ๆ ตลอดจนการจัดทำฉบับสุดท้าย แนวทางปฏิบัติเชิงอุดมคติก็ควรจะเป็นกลุ่มที่เป็นตัวแทนของครอบครัวอย่างสมดุล ทั้งในแง่ความเป็นเจ้าของธุรกิจการทำงาน รุ่น และเพศ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นอาสาสมัครที่เข้าใจถึงประโยชน์ของการสร้างธรรมนูญครอบครัว ที่สำคัญที่สุด คือ มีความตั้งใจที่จะทำงานหนักเพื่อให้ธรรมนูญครอบครัวเสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนที่สอง: กำหนดบทบาท

จากนั้นกำหนดบทบาทต่าง ๆ สำหรับการทำงานเพื่อสร้างธรรมนูญครอบครัว เช่น
-    ผู้นำคณะกรรมการ ที่ทำหน้าที่ให้ทีมมุ่งเน้นที่เป้าหมายและปกป้องร่างของธรรมนูญครอบครัวที่กำลังพัฒนา
-    ผู้ประสานงานการสื่อสาร ที่เตรียมและแจกจ่ายบันทึกและวาระการประชุม
-    ผู้ประสานงานด้านโลจิสติกส์ ที่ดูแลการจัดตารางการประชุม การจัดเตรียมสถานที่ประชุม และรายละเอียดอื่น ๆ ในการประชุม (อาหาร เครื่องดื่ม กระดาษ ปลั๊กอินสำหรับแล็ปท็อป โทรศัพท์ ฯลฯ) เพื่อให้เหมาะสมกับบุคลิกของครอบครัว

ขั้นตอนที่สาม: กำหนดเวลา ความถี่ของการประชุม

จากนั้น ตกลงกันเกี่ยวกับระยะเวลาและความถี่ของการประชุม โดยทั่วไปจะประชุมทุก ๆ 6–8 สัปดาห์ เป็นเวลาประมาณ 3–4 ชั่วโมง ซึ่งข้อเสนอแนะที่ควรเริ่มต้น คือ ในตอนเช้า เพราะอย่างน้อยในช่วงเช้า ๆ สมองของผู้เข้าร่วมประชุมยังมีความสดชื่น และพร้อมที่จะสร้างสรรค์ ส่วนระยะเวลาที่ใช้เพื่อทำให้เสร็จสมบูรณ์อยู่ที่ประมาณ 12–18 เดือน

อะไรที่มักจะรวมอยู่ในธรรมนูญครอบครัว

Dana Telford ที่ปรึกษาธุรกิจครอบครัว ผู้เขียนบทความเรื่อง Getting on the Same Page: How a Constitution Can Benefit Your Family Enterprise บนเว็บไซต์ www.thefbcg.com กล่าวว่า เธอได้รับแรงบันดาลใจจากคำถามของนักวิเคราะห์จากวอลล์สตรีท ผู้เชี่ยวชาญอุตสาหกรรมเครื่องประดับค้าปลีก ซึ่งถามเธอขณะทำวิจัย และได้ทำให้เธอพลิกแนวทางการทำงานของตนเองด้วยพลังของคำถามเหล่านี้
-    คุณเป็นใคร?
-    อะไร คือ สิ่งสำคัญสำหรับคุณ?
-    ทำไม?
-    คุณพยายามจะทำอะไรให้สำเร็จ?”

แต่คำถามเหล่านี้ก็ทำให้เธอถามเขากลับว่า “อะไรทำให้คุณเริ่มการประชุมด้วยคำถามเหล่านั้น?”
แล้วคำตอบที่ได้ คือ “เนื่องจากทุกคนมีเวลาและพลังงานที่จำกัดในแต่ละวัน ผมชอบทำงานกับคนที่รู้ว่า ตัวเองเป็นใคร และพยายามจะทำอะไรให้สำเร็จ”
Dana กล่าวว่า “แนวทางที่คล้ายกันนี้ใช้ได้กับครอบครัวที่จะเริ่มสร้างธรรมนูญครอบครัว นั่นคือทีมกำลังตอบคำถามสำคัญร่วมกัน ซึ่งหากไม่มีการตอบคำถามเหล่านี้ก็อาจก่อให้เกิดความสับสน และการตีความที่ผิดพลาดได้ คำถามเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องครอบคลุมทุกด้าน แต่อย่างน้อยให้เริ่มจากคำถามเหล่านี้และดูว่ามีสิ่งใดเพิ่มเติมอีกบ้าง” โดยแนวคำถามที่เธอยกตัวอย่าง ได้แก่

1.    วัตถุประสงค์: ทำไมเราถึงทำธุรกิจร่วมกัน?
2.    เป้าหมาย: เราพยายามจะทำอะไรให้สำเร็จ?
3.    ค่านิยมหลัก: อะไรที่สำคัญที่สุดสำหรับเรา?
4.    จรรยาบรรณในการทำงาน: เราจะสื่อสารและแก้ปัญหาร่วมกันอย่างไร?
5.    บทบาท: ใครจะทำหน้าที่อะไร?
6.    เกณฑ์วัดผลสำเร็จ: เราจะวัดความสำเร็จได้อย่างไร?

ขั้นตอนการจัดโครงสร้างธรรมนูญครอบครัว

ทั้งนี้ Dana ได้ให้คำแนะนำเพื่อจัดโครงสร้างธรรมนูญครอบครัว ดังนี้
-    เริ่มจากการจัดหมวดหมู่ปัญหาและโอกาสต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับครอบครัว ธุรกิจ หรือการเป็นเจ้าของ
-    จากนั้นจึงปฏิบัติตามโครงสร้างและกระบวนการการกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องกับแต่ละด้าน
-    จัดโครงสร้างธรรมนูญครอบครัวในลักษณะเดียวกัน โดยเริ่มจาก
-    ข้อกำหนดและข้อตกลงของครอบครัว (เช่น ข้อความพื้นฐาน 6 ข้อข้างต้น)
-    ข้อกำหนดเกี่ยวกับการเป็นเจ้าของ/ สำนักงานครอบครัว คณะกรรมการ และนโยบายธุรกิจ
-    ให้กำหนดว่า นโยบายใดและข้อตกลงต่าง ๆ ที่ครอบครัวต้องการสร้างเพิ่มเติมจาก 6 คำถามพื้นฐานดังกล่าว

ทั้งนี้ เพื่อเป็นแนวทาง นี่คือ 10 รายการของ “ถ้อยแถลง และ นโยบาย” ที่พบบ่อยที่สุดในธรรมนูญครอบครัว
•    วิสัยทัศน์ครอบครัวสำหรับกิจการ
•    กลยุทธ์การกำกับดูแลโดยรวม
•    นโยบายการจ้างงานครอบครัว
•    นโยบายค่าตอบแทนของครอบครัว
•    นโยบายสำนักงานครอบครัว
•    นโยบายเกี่ยวกับกิจการใหม่
•    ความคาดหวังของเจ้าของ
•    นโยบายสิทธิพิเศษของครอบครัว
•    วิสัยทัศน์ของเจ้าของสำหรับคณะกรรมการ
•    นโยบายการกระจายผลประโยชน์

แม้ว่านโยบายทุกอย่างที่ครอบครัวเลือกใส่ไว้ในธรรมนูญครอบครัวจะมีความสำคัญ แต่ก็ต้องให้ความสำคัญกับจรรยาบรรณในการสื่อสารด้วย เพื่อแก้ไขหรือลดทอนบรรยากาศความไม่พอใจ และความขัดแย้งในครอบครัว แม้ว่าทุกครอบครัวต่างก็มีพื้นฐานความรักและความภักดีต่อกันก็ตาม ดังนั้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดและตกลงเรื่องความคาดหวังที่ชัดเจน เกี่ยวกับวิธีการสื่อสารตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อให้แน่ใจว่า สมาชิกครอบครัวรับฟังกันอย่างจริงจัง พยายามเข้าใจกัน และไม่แสดงออกแบบขัดจังหวะ หรือระเบิดอารมณ์ซ้ำ ๆ อย่างที่เคยเป็นมาในอดีต

เคล็ดลับและคำแนะนำ

ธรรมนูญครอบครัว สามารถทำหน้าที่เป็นเครื่องมือที่ดีเยี่ยม เพื่อสื่อสารถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในระดับสูง ไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในธุรกิจครอบครัว รวมถึงสมาชิกครอบครัวที่อายุน้อย ลูกค้าที่สำคัญ พนักงาน และคณะกรรมการ

ความขัดแย้งที่มักจะเกิดขึ้น

•    ทรัพย์สินที่ครอบครัวใช้ร่วมกัน (เช่น บ้านพักริมทะเล บ้านพักริมทะเลสาบ เป็นต้น)
•    ทรัพย์สินที่จำกัดของครอบครัว (ตั๋วเข้าชมการแข่งขัน เครื่องบิน คะแนนสะสมจากบัตรเครดิตของบริษัท เป็นต้น)
•    การมีนโยบายเกี่ยวกับ "สิทธิพิเศษของครอบครัว"

ทั้งนี้ ความตึงเครียดในธุรกิจครอบครัวมักมาจากวิสัยทัศน์ที่แตกต่างกันเกี่ยวกับอนาคต ดังนั้น การทำงานร่วมกันเพื่อร่างธรรมนูญครอบครัวจะช่วยประสานความแตกต่าง โดยเน้นไปที่แนวคิด ความเชื่อ และแผนการที่เหมือนกัน เพื่อช่วยสร้างความสามัคคีในกลุ่มสมาชิกครอบครัวที่มีความหลากหลาย

เมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง แนวทางการทำงานร่วมกันนี้จะเปิดโอกาสให้ทุกคนในครอบครัวที่มีบุคลิกลักษณะ และวิธีคิดที่แตกต่างกันได้มีส่วนร่วมและได้รับการรับฟัง ไม่ว่าจะเป็นผู้ที่ประสบการณ์ชีวิตผ่านการสัมผัสและความรู้สึก หรือผู้ที่เน้นการใช้เหตุผลและความคิดเป็นหลัก

28 พฤศจิกายนนี้ จะมีการจัดอบรมหลักสูตร Family Business Thailand รุ่นที่ 3 ที่จังหวัดเชียงใหม่ ซึ่งจะมีการอธิบายเรื่องธรรมนูญครอบครัวแบบเจาะลึก พร้อมด้วยการแชร์ประสบการณ์จากธุรกิจครอบครัว "นิ่มซี่เส็ง" ธุรกิจขนส่งเบอร์ต้น ๆ ของประเทศอีกด้วย...สำหรับใครที่พลาดโอกาสนี้ คงต้องรอรุ่นต่อไป โดยสามารถติดตามข้อมูลข่าวสารจากหอการค้าไทยได้ที่ www.thaichamber.org
 

ที่มาข้อมูล: https://www.famz.co.th/page/article_detail/?da_id=382