การรับรองเอกสารส่งออก เป็นกระบวนการสำคัญในการทำธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ ช่วยให้ผู้ประกอบการส่งออกสามารถดำเนินการผ่านพิธีการศุลกากรได้อย่างราบรื่น โดยบริการรับรองเอกสารเพื่อการส่งออกของหอการค้าไทย มี 2 ประเภท ได้แก่
1. บริการออกใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า (Certificate of Origin: CO)
2. บริการรับรองเอกสารการค้า (Legalization)
ใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า หรือ Certificate of Origin (CO) คือ เอกสารสำคัญสำหรับการทำธุรกิจนำเข้า - ส่งออกสินค้าระหว่างประเทศ ใช้ในการผ่านพิธีการศุลกากรขาเข้า เพื่อยืนยันกับศุลกากรว่า สินค้านั้นมีแหล่งกำเนิดในประเทศใด ในการทำการค้าระหว่างประเทศ โดยผู้นำเข้ามักจะขอให้ผู้ส่งออกดำเนินการขอใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า (CO) จากหอการค้าไทย แนบมาพร้อมกับการส่งมอบสินค้า เพื่อใช้ในการผ่านพิธีการศุลกากรเสมอ
หอการค้าไทย ให้บริการออกใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า ประเภทไม่ได้รับสิทธิพิเศษทางภาษี (Non-Preferential Certificate of Origin) ภายใต้พระราชบัญญัติหอการค้า พ.ศ. 2509 โดยให้บริการในรูปแบบอิเล็คทรอนิกส์ เรียกว่า ระบบ CO Online เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ส่งออก สามารถยื่นขอใบรับรองฯ CO และพิมพ์ใบรับรองฯได้ด้วยตนเองทุกสถานที่ตลอด 24 ชั่วโมง
ใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า (Certificate of Origin: CO) จากหอการค้าไทย มีบทบาทสำคัญในการค้าระหว่างประเทศและได้รับความเชื่อถือจากศุลกากรและผู้นำเข้า เนื่องจากการตรวจรับรองแหล่งกำเนิดยึดตามกฎแหล่งกำเนิดสินค้าขององค์การการค้าโลก (WTO Rules of Origin) มีการตรวจสอบหลักฐานการผลิต และสถานที่ผลิต สามารถยืนยันแหล่งกำเนิดสินค้าได้ แม้ใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า (CO) จากหอการค้าไทย จะไม่สามารถใช้ลดหย่อนภาษีศุลกากรได้โดยตรง แต่มีความสำคัญต่อกระบวนการนำเข้า-ส่งออก ดังนี้
1. การบริหารมาตรการนำเข้าของศุลกากร
2. ประโยชน์สำหรับผู้นำเข้า
3. การอำนวยความสะดวกทางการค้า
4. การส่งเสริมการส่งออก
ด้วยเหตุนี้ ใบรับรองถิ่นกำเนิดสินค้า (CO) จึงเป็นเอกสารสำคัญในการอำนวยความสะดวกทางการค้า การปฏิบัติตามกฎระเบียบศุลกากร และการสร้างความเชื่อมั่นในการค้าระหว่างประเทศ ผู้ประกอบการควรให้ความสำคัญกับการขอและใช้ CO อย่างถูกต้องเพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันทางการค้าระหว่างประเทศ
2. บริการรับรองเอกสารการค้า (Legalization)
การรับรองเอกสารการค้าระหว่างประเทศ (Document Legalization) เป็นกระบวนการสำคัญในการทำธุรกรรมข้ามพรมแดน หลักการพื้นฐานคือ เอกสารที่ออกในประเทศหนึ่ง เมื่อต้องการนำไปใช้ในอีกประเทศหนึ่ง โดยเฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมายหรือการค้าระหว่างประเทศ จำเป็นต้องผ่านการรับรองความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ
ระบบการทำเอกสารให้เป็นของแท้ มี 2 ระบบ ประกอบด้วย
1. การรับรองเอกสารโดยโนตารีพับลิค (Notary Public) เกิดขึ้นตามพันธกรณีภายใต้อนุสัญญาเฮก (Hague Contention 1961) ซึ่งประเทศภาคีอนุสัญญาฯ จะมีการจัดตั้งหน่วยงาน โนตารีพับลิค ทำหน้าที่รับรองเอกสาร
2. การรับรองเอกสารแบบห่วงโซ่ของแท้ (Chain Authentication Process) เป็นระบบการรับรองเอกสารซึ่งปฎิบัติมาก่อนจะมีอนุสัญญาเฮกเกิดขึ้น โดยเอกสารต้องผ่านการรับรองแบบห่วงโซ่ จากหน่วยงานของทั้งสองประเทศที่เกี่ยวข้อง คือ กระทรวงการต่างประเทศ และ สถานทูตของประเทศที่จะนำเอกสารไปใช้
สำหรับประเทศไทย ใช้ระบบการรับรองเอกสารแบบห่วงโซ่ โดยเอกสารที่จะนำไปอ้างอิงในต่างประเทศ ต้องผ่านการรับรองจากกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และสถานทูตของประเทศที่จะนำเอกสารไปใช้
การให้บริการรับรองเอกสารการค้าของหอการค้าไทย
ตามประเพณีปฎิบัติทางการค้าระหว่างประเทศซึ่งปฎิบัติมายาวนาน หอการค้าไทยมีบทบาทเป็นหน่วยงานต้นทาง ทำหน้าที่ตรวจสอบและรับรองเอกสารการค้าให้กับคู่ค้าทั้งสองฝ่าย ต่อมาเมื่อเกิดระบบการรับรองเอกสารแบบห่วงโซ่ของแท้ การนำเอกสารการค้ามารับรองที่หอการค้าก็ยังถือปฎิบัติต่อมาควบคู่ไปกับการนำเอกสารไปรับรองที่กรมการกงสุลและสถานทูต
